Tiedonhallintamalli ei ole pelkkä tekninen ratkaisu
Tiedonhallintamalli on tehokas työkalu organisaatioille, jotka haluavat parantaa tiedon käsittelyä, hallintaa ja hyödyntämistä. Mallin avulla varmistetaan, että tieto on saatavilla, ymmärrettävää, turvallisesti hallittua ja oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Se ei ainoastaan tue lainsäädännön noudattamista, vaan myös tehostaa toimintaa ja edistää strategisten tavoitteiden saavuttamista.
Tiedonhallintamallin hyötylöydökset hankkeessa
Tämä PowerPoint-esitys tarjoaa kattavan lähtökohdan tiedonhallintamallin teorian ymmärtämiseen ja sen soveltamiseen käytännössä. Esityksen sisältö avaa tiedonhallintamallin keskeiset periaatteet ja käsitteet, jotka ovat välttämättömiä nykyaikaisen tiedonhallinnan suunnittelussa ja toteutuksessa. Lisäksi esitys sisältää hankkeen aikana tehdyt merkittävät hyötylöydökset, jotka pohjautuvat konkreettisiin kokemuksiin ja analytiikkaan. Näiden löydösten avulla organisaatiot voivat tunnistaa tiedonhallintamallin tarjoamat mahdollisuudet sekä kehityskohteet omassa toiminnassaan.
Lataa Tiedonhallintamallin hyötylöydöksien PowerPoint-esitys: Tiedonhallintamallin hyötylöydökset hankkeessa (ppt).
Tilannekuva
Hankkeessa todettiin tarve luoda johdolle selkeä kokonaiskuva tiedonhallintamallista. Tämä kokonaiskuva näyttää, kuinka monta dokumenttia on luotu ja missä vaiheessa ne ovat. Lisäksi se sisältää listan dokumenteista, jotka vaativat toimenpiteitä, sekä tiedot viimeaikaisista ja aikaisemmista dokumenteista ja arvioinneista.
Lue lisää tilannekuvan luomisesta: Tilannekuva (pdf).
Roolit
Aluksi rooleista oli luotu vain linkityksiä, eikä niistä ollut hyötyä arjessa. Parantamalla rooleihin liittyviä tietoja, kuten lisäämällä rooleihin liittyvät prosessit, tietovarannot ja sovellukset, roolit ovat nyt käytännöllisempiä. Esimerkiksi esihenkilö-rooli liittyy kaikkiin rooleihin, joissa on työntekijöiden johtamista, ja näin esihenkilöt näkevät helposti heidän työhönsä liittyvät prosessit ja työkalut.
Lue lisää roolien hyödyntämisestä tiedonhallintamallissa: Roolit hyötykäyttöön (pdf).
Organisaation tiedot
Myös organisaation kuvaukset olivat aluksi vain linkkejä, mutta niihin on nyt lisätty hyödyllisiä tietoja, kuten prosessikarttoja. Näiden avulla organisaatiot voivat paremmin navigoida tiedonhallintamallissa ja löytää tarvitsemansa tiedot.
Lue lisää organisaation kuvauksista: Organisaatiokuvaukset (pdf).
Palveluiden ja prosessien kuvaus
Palveluiden ja prosessien kuvauksia on selkeytetty, ja niihin on lisätty tietoja, jotka helpottavat kuvauksien laatimista. Esimerkiksi digitalisaatioaste-taulukon avulla voidaan seurata, kuinka pitkällä palvelun tai prosessin digitalisointi on.
Lue lisää palveluiden ja prosessien kuvauksista (pdf).
Vastuumatriisi (RACI)
RACI-matriisi on työkalu, jolla määritellään eri prosessien vastuuhenkilöt. Tiedonhallintamalliin on lisätty nämä tiedot, jolloin erillistä vastuumatriisia ei tarvitse ylläpitää.
Lue lisää vastuumatriisin käytöstä: Vastuumatriisi (pdf).
Tietojen laadunvalvonta
Jotta tiedonhallintamallin tiedot pysyvät laadukkaina, niitä valvotaan säännöllisesti. Tämä tarkoittaa, että puutteelliset tai vanhentuneet kuvaukset merkitään tarkistettaviksi, ja kaikki tiedot käydään läpi vähintään kerran vuodessa.
Lue lisää tietoaineistojen laadunvalvonnasta: Tietoaineistojen laadunvalvonta (pdf).
Itsearviointi
Organisaation tiedonhallintamallin tilaa arvioidaan myös itsearviointilomakkeella, joka antaa kuvan mallin kattavuudesta ja ylläpidon tehokkuudesta.
Lue lisää itsearvioinnin työkaluista: Itsearvioinnin työkalut (pdf).
Lataa itsearvioinnin työkalu: Itsearvioinnin työkalu (Excel).
Pelikirja eli toimintaohje
Pelikirjan avulla organisaatio voi määritellä miten tiedonhallintamallityötä johdetaan, koordinoidaan, laaditaan ja ylläpidetään sekä miten sen laatua valvotaan. Kun roolit ja vastuut määritellään pelikirjassa, luodaan toimintaedellytykset laadukkaalle ja hyödynnettävälle tiedonhallintamallille.
Lue lisää pelikirjan hyödyntämisestä: Pelikirja (pdf).
Lataa pelikirjan mallipohja itsellesi (docx).
Palvelu- ja tehtäväluokitukset
Palvelut ja tehtävät on luokiteltu, ja nämä luokitukset on liitetty prosessikuvauksiin. Näin voidaan helposti nähdä, mitkä prosessit liittyvät mihinkin palveluun tai tehtävään.
Lue lisää palvelu- ja tehtäväluokituksien hyödyntämisestä: Palvelu- ja tehtäväluokitukset (pdf).
Toimittajatiedot
Toimittajatietoihin on lisätty tärkeitä tietoja, kuten mitä sovelluksia ja laitteita kukin toimittaja toimittaa. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki toimittajiin liittyvät tiedot ovat ajan tasalla.
Lue lisää toimittajatietojen lisäämisestä tiedonhallintamalliin: Toimittajatiedot (pdf).
Hallintosääntö
Hallintosäännön pykälät on kuvattu erikseen ja linkitetty niihin organisaatioihin ja rooleihin, joita ne koskevat. Näin hallintosäännön pykälät näkyvät niissä kuvauksissa, joiden toimintaa se ohjeistaa. Tämä helpottaa hallintosäännön käyttöä ja varmistaa, että kaikki toiminta on sen mukaisesti ohjeistettua.
Lue lisää hallintosäännön hyödyntämisestä: Hallintosääntö (pdf).
Vuosikello
Vuosikello on työkalu, joka auttaa työntekijöitä muistamaan harvemmin toistuvia tehtäviä, kuten vuosittain tehtäviä prosesseja. Tämä toiminto on vielä kehitysvaiheessa, mutta se voisi olla hyödyllinen erityisesti uusille työntekijöille.
Lue lisää vuosikellon lisäämisestä tiedonhallintamalliin: Vuosikello (pdf).
Kuvauspohjat
Kuvauspohjat ohjeineen on luotu jokaiselle tiedonhallintamallin elementille. Niiden tarkoitus on yhtenäistää tiedonhallintamalliin kuvattavaa sisältöä, jolloin varmistetaan tiedon laatu ja sen hyödynnettävyys. Esimerkkinä olemme käyttäneet Confluence -järjestelmää.
Lue lisää kuvauspohjista: Kuvauspohjat (pdf).
Digitalisoinnin seurantatyökalu
Digitalisoinnin seuranta työkalun avulla voidaan tarkastella organisaation prosessien digitalisointia yksittäisten työvaiheiden tarkkuudella. Työkalun avulla organisaatio tunnistaa esimerkiksi sähköistettävien palveluiden tarpeet.
Lue lisää digitalisoinnin työkalusta: Digitalisoinnin seurantatyökalu (pdf).