Järjestelmävaihtoja

Esimerkkejä tiedonhallintamallin toteutuksesta

Tiedonhallintamalli ei ole riippuvainen tietystä järjestelmästä, vaan sen voi rakentaa monella eri tavalla ja soveltaa erilaisiin sovelluksiin ja järjestelmiin. Kaupallisissa sovelluksissa tiedonhallintamallin rakenne on usein valmiiksi suunniteltu ja ohjeistettu.

Olemme koonneet muutamia vaihtoehtoja, joihin tiedonhallintamallin voi rakentaa.

Digiturvamalli

Digiturvamalli tarjoaa organisaatioille työkalut tiedonhallintamallin rakentamiseen. Se toimii Microsoft Teams -ympäristössä, ja sen avulla voidaan hallita ja johtaa organisaation digitaalisen turvallisuuden toimenpiteitä. Malli tukee vaatimustenmukaisuuden kehittämistä hyödyntämällä valmiita sisältöjä ja automatisointia.

Digiturvamallissa tiedonhallintalaki on yksi aktivoitavista vaatimuskehikoista, joka ohjaa organisaation toimintaa. Sen avulla voidaan osoittaa vaatimustenmukaisuus tiedonhallintalain mukaisesti valmiiden tehtävien ja dokumentaatiopohjien avulla.

Lisätietoja Digiturvamallista

ARC/IMS

ARC on SaaS-palvelu, jonka avulla voit dokumentoida ja ylläpitää organisaation kokonaisarkkitehtuurikuvauksia. Ohjelmisto mukautuu erilaisiin standardeihin, kuten JHS 179, tiedonhallintalaki ja ISO 27001. ARC-ohjelmisto mahdollistaa monimutkaisten kokonaisuuksien yksinkertaistamisen, ja sisältää kaavioeditorin, yhteyskaaviot ja valmiit mallipohjat.

IMS on myös SaaS-palvelu, joka soveltuu esimerkiksi ISO 9001 -standardin mukaisten laatujärjestelmien luomiseen ja ylläpitoon. Palvelun avulla onnistuvat prosessien kuvaaminen, dokumenttien hallinta sekä toiminnan mittaaminen ja raportointi.

Linkit toimittajan sivuille:

Abako

Asiakkaan tarpeiden mukaan räätälöity tiedonhallintamalli, jossa huomioidaan päivittämisen helppous ja hyödynnettävyys. Abakon tiedonhallintamalli on suunniteltu erityisesti julkishallinnon tarpeisiin. Vuonna 2020 voimaan tullut tiedonhallintalaki ja sitä täydentävät asetukset ovat asettaneet uudet vaatimukset tiedonhallinnalle. Lisäksi EU:n asetukset, kuten tietoturva-asetus ja DataAct, tuovat omat lisävaatimuksensa, jotka huomioimme ratkaisussamme.

Lisätietoja toimittajan sivuilta:

Abako

M-Files

M-Files on metatietopohjainen dokumenttienhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa tiedonhallintamallin eri osien kuvaamisen ja linkittämisen keskenään. M-Files automatisoi dokumenttien luonnin, hallinnan ja työnkulut sekä tarjoaa mahdollisuuden hallita käyttöoikeuksia käyttäjäryhmittäin. Järjestelmä voidaan integroida muihin käytössä oleviin järjestelmiin.

SharePoint

SharePoint on Microsoftin yhteistyö- ja sisällönhallinta-alusta, jota voidaan käyttää organisaation tiedonhallinnan tehostamiseen. Se mahdollistaa intranet-sivustojen, dokumentinhallinnan ja ryhmätyöalustojen rakentamisen. SharePoint tukee metatietoja, jotka auttavat asiakirjojen ja tiedon järjestämisessä ja hakemisessa.

Tiedonhallintamallin luominen SharePointiin sisältää metatietojen määrittelyn, sisällöntyyppien luomisen sekä käyttöoikeuksien hallinnan, jotta tiedot pysyvät suojattuina ja helposti löydettävissä.

Confluece

Confluence on tehokas työkalu tiedonhallintamallin rakentamiseen ja järjestämiseen organisaatioissa. Sen avulla voidaan luoda työtiloja ja sivuja, joilla tiedot säilytetään. Confluence tukee metatietoja ja sisältötyyppejä, kuten sivumalleja ja makroja, jotka auttavat tiedon järjestämisessä ja hakemisessa.

Confluence on selainpohjainen järjestelmä, jossa ei ole valmiina tiedonhallintamallia, vaan sen sisältö ja rakenne luodaan alusta lähtien. Confluence järjestelmässä ei ole metatietoja, mutta metatietomainen toiminta saadaan lisäämällä Sivun ominaisuudet -makron sisään taulukkomuodossa tietojen nimet ja arvot, joita halutaan hyödyntää ja näyttää luetteloissa. Confluencessa ei itsessään ole valintalistoja, mutta Handy Tool- makron avulla voidaan luoda valintalistoja, valintalistan leimat mahdollistavat haut ja raportoinnit sisällöstä.

Excel

Tiedonhallintamalli voidaan myös luoda Excelissä, mikä mahdollistaa tietojen hallinnan ja analysoinnin yksinkertaisessa muodossa. Excelin avulla voidaan luoda tietomalleja, yhdistää taulukoita ja analysoida tietoja Pivot-taulukoiden avulla.

Excel on hyvä ja edullinen työkalu, kun tiedonhallintamallia aletaan suunnitella ja kerätä tietoa.

Excelissä tehty tiedonhallintamalli on koneluettavassa muodossa, eli tietoja voidaan siirtää helposti toiseen järjestelmään, jos sellainen myöhemmin hankitaan. Järjestelmän valinnassa on silloin tärkeää huomioida, että tietoja voi tuoda järjestelmään taulukkomuodossa.

Tiedonhallintalautakunnan laatima tiedonhallintamallin Excel -taulukko löytyy Valtiovarainministeriön suosituksesta: Suositus tiedonhallintamallista.

Tiedosto kansiorakenteena

Perinteinen tapa hallita tietoja on järjestää ne hierarkisesti kansioihin tiedostojenhallinnan avulla. Tämä tapa sopii erityisesti tilanteisiin, joissa ei ole käytössä monimutkaisempia tiedonhallintajärjestelmiä.

Koska metatietoja ei ole käytössä, tiedonhallintamallia ei voida hyödyntää yhtä tehokkaasti kuin järjestelmässä, jossa metatietoja käytetään. Silti tärkein tavoite saavutetaan: voimme tunnistaa ja kuvata tiedonhallinnan eri osat ja vastuut. Tiedämme, mitä tietoja kerätään, miten niitä käsitellään, kuka tietoja käsittelee, kenelle tietoja jaetaan, missä ja miten niitä säilytetään, arkistoidaanko ne ja miten ne lopulta hävitetään.

Jokaiselle tiedonhallintamallin osalle luodaan oma kuvauspohja, johon on valmiiksi merkitty, mitä tietoja kyseisestä osasta kerätään. Täytetty lomake tallennetaan ennalta sovittuun kansioon. Tiedostojen selkeä nimeäminen on tärkeää, jotta niitä on helppo käyttää.

Paperivihko tai kansio

Voit rakentaa tiedonhallintamallin ensin kirjoittamalla sen paperille, mikä on hyödyllinen tapa hahmotella ja suunnitella malli ennen digitaaliseen muotoon siirtämistä. Aloita määrittelemällä tarpeet ja tavoitteet: kirjoita ylös, mitä tietoja haluat hallita ja miten niitä käytetään, sekä tunnista tärkeät metatiedot.

Luo sitten hierarkia piirtämällä kaavio, joka esittää tiedonhallintamallin eri tasot ja niiden väliset suhteet. Määritä myös metatiedot, jotka liittyvät kuhunkin tietotyyppiin, ja listaa käyttöoikeudet sekä tietoturvatoimenpiteet. Kuvaile tiedon liikkuvuus organisaatiossa ja sen käsittely prosessikuvauksen avulla. Jätä tilaa muistiinpanoille ja palautteelle, jotta voit tehdä tarvittavia muutoksia. Kun olet tyytyväinen paperilla olevaan malliin, voit siirtää sen digitaaliseen muotoon, kuten SharePointiin, Confluenceen tai Exceliin, mikä helpottaa saatavuutta ja muokkaamista.

Tiedonhallintamallin luominen alusta alkaen

Jos haluatte rakentaa tiedonhallintamallin itse alusta, tässä muutama vinkki:

Tarpeiden selvittäminen: Määritelkää, mitä tietoja ja asiakirjoja haluatte hallita. Tämä auttaa teitä suunnittelemaan metatietomallin, joka vastaa organisaation tarpeita.
Metatietomallin suunnittelu: Metatietomalli on tärkeä tiedon hallinnassa. Se määrittää, miten tiedot luokitellaan ja järjestetään. Voitte aloittaa yksinkertaisilla tiedoilla, kuten asiakirjan tyyppi, luontipäivämäärä ja tekijä, ja laajentaa mallia tarpeen mukaan.
Koulutus ja osaamisen lisääminen: Järjestäkää koulutusta henkilöstölle. Internetistä ja ohjelmistotoimittajilta löytyy paljon oppaita ja koulutusmateriaaleja, jotka auttavat ymmärtämään järjestelmän käyttöä ja ominaisuuksia.
Pilotointi ja käyttöönotto: Aloittakaa pienellä testiryhmällä, jossa kokeilette metatietomallia ja järjestelmää. Pyytäkää palautetta käyttäjiltä ja tehkää tarvittavat muutokset ennen laajempaa käyttöönottoa.
Jatkuva kehittäminen: Seuratkaa järjestelmän käyttöä ja päivittäkää sitä tarpeen mukaan. Itse tehden voitte mukauttaa metatietomallia ja muita asetuksia myös käyttöönoton jälkeen.