Prosessien automatisointi

Mitä prosessien digitalisointi ja automatisointi ovat?

Prosessien digitalisointi tarkoittaa olemassa olevien työvaiheiden tai toimintojen muuttamista sähköiseen muotoon, eli siirtymistä paperisista tai manuaalisista käytännöistä digitaalisiin menetelmiin. Digitalisoimalla prosessit voidaan esimerkiksi siirtää asiakirjojen käsittely, tietojen tallennus ja jakaminen sähköiseen ympäristöön, mikä vähentää fyysistä käsityötä ja nopeuttaa tietojen saatavuutta. Esimerkkejä digitalisoinnista ovat paperisten lomakkeiden muuttaminen sähköisiksi lomakkeiksi tai tiedon tallentaminen tietokantaan.

Prosessien automatisointi vie digitalisointia askeleen pidemmälle: siinä prosessin vaiheet järjestetään ja ohjelmoidaan niin, että tietokoneet tai ohjelmistot voivat hoitaa tehtäviä itsenäisesti ilman jatkuvaa ihmisen työtä. Automatisoinnin tavoitteena on vähentää ihmistyön tarvetta erityisesti toistuvissa ja rutiininomaisissa tehtävissä. Esimerkiksi laskujen käsittely tai asiakaspalvelupyyntöjen automaattinen lajittelu ovat prosesseja, joita voidaan automatisoida. Automatisointi voi parantaa tehokkuutta, pienentää virheiden määrää ja vapauttaa työntekijöiden aikaa tärkeämpiin tehtäviin.

Miten prosessien digitalisointi- ja automatisointikulttuuria kehitetään organisaatioissa?

Prosessien digitalisointi- ja automaatiokulttuurin kehittäminen edellyttää johdon vahvaa sitoutumista ja selkeitä tavoitteita, jotka vastaavat organisaation tarpeita. Avoin viestintä ja työntekijöiden mukaan ottaminen ovat olennaisia, jotta henkilöstö ymmärtää muutoksen merkityksen ja kokee sen myönteisenä. Pilottiprojektit ja pienet kokeilut tarjoavat turvallisen tavan testata uusia työtapoja ja havainnollistavat digitalisaation ja automaation hyötyjä käytännössä.

Työntekijöiden koulutus ja osaamisen kehittäminen helpottavat uusien työkalujen käyttöönottoa. Palauteprosessit, kannustaminen ja kokeilukulttuuri taas tukevat jatkuvaa kehittämistä ja luovat ilmapiirin, jossa uudet ideat ja työskentelytavat otetaan vastaan avoimesti. Näin organisaatio pystyy joustavasti omaksumaan digitalisaation ja automaation osaksi arkea ja parantamaan tehokkuuttaan jatkuvasti.

Hyvät käytänteet

Digitalisoinnin ja automatisoinnin suunnittelu ja seuranta

Organisaatiolla on hyvä olla käytössä kuvatuista prosesseista digitalisaatioasteen seuranta. Seurannan lisäksi tulisi mitata prosessin vaiheiden digitalisonnista tai automatisoinnista saatavat hyödyt. Mittatavia aihealueita voivat olla esimerkiksi aika, raha, prosessin muutokset tai käytettävät henkilöresurssit.

Koulutukset

Koulutukset olisi hyvä aloittaa ennen automatisointeihin ryhtymistä. Ensimmäisellä koulutuksella lisätään henkilöstön tietämystä, jonka pohjalta voi nousta hyviä automatisointiin liittyviä ideoita.
Hyödyllisiä koulutuksia ovat myös automatisointi ideoiden analysointi, automatisointi esimerkit muista organisaatioista ja ajankohtaiskatsaukset.

Huoneentaulut

Organisaatioiden tulosyksiköissä tulisi olla huoneentaulu, joka kertoo miten idea etenee valmiiksi automatisoinniksi omassa organisaatiossa.

Tiedonhallintamallin hyödyntäminen

Digitalisaatioasteen seurantatyökalu on hyvä sisällyttää tiedonhallintamalliin.
Prosessien kuvaaminen ja vaiheistaminen tiedonhallintamallissa auttaa automatisoinnin suunnittelussa, koska prosessien eri vaiheet ovat selkeästi näkyvillä.

Sisäisten kehitysprojektien ketteryys

Digitalisoinnin ja automatisoinnin osalta tähän päästään, kun henkilöstöllä on ymmärrystä aiheesta.
Ketteryys paranee, kun automatisointityöhön on kertaalleen osallistunut.
Positiivisen kehitysilmapiirin vaaliminen työyhteisössä auttaa automatisointiprosesseissa.

Yhteistyön merkityksen ymmärtäminen

Automatisoinnit vaativat yhteistyötä. Laadukkaammat ja laajemmat automatisoinnit puolestaan vaativat laadukkaampaa ja laajempaa yhteistyötä.
Yhteistyötä voi tehdä organisaatioiden sisällä, organisaation ja palveluntuottajan kesken sekä eri organisaatioiden välillä.
Yleensä yhteistyöllä saavutetaan laadukkaampia ja kustannustehokkaampia ratkaisuja.

Varo näitä!

Epämääräiset tavoitteet

Jos tavoite on epätarkka, eikä se sisällä haluttuja hyötyjä organisaatiolle aiheuttaa se yleensä vääränlaisia resursseja automatisointityöhön. Lopputulos on testaus/kokeilu eikä valmis työ, joka hyödyttäisi organisaatiota.

Vajavaiset tiedot

Tiedonhallintamallin tiedot eivät ole ajantasaiset.

Riittämättömät resurssit

On tärkeää analysoida aluksi millainen työmäärä automatisointiin liittyy. Työmäärä saattaa yllättää. Jos resurssit ovat alimitoitettu, työ jää pahimmillaan kesken. Yleisesti kannattaa pitää pää kylmänä ja automatisoida maltillisia kokonaisuuksia joita laajentaa.

Epätarkat automatisoinnin vaatimusmäärittelyt

Sopimuksiin ja hankintoihin liittyen tulisi tarkastella mitä, minne ja keitä varten automatisointia tehdään. Tällöin kaikki tarvittavat osapuolet tulevat kuulluksi ja tarpeet tulevat kirjattua ylös. Jos näin ei ole saattavat automatisoinnin vaatimusmäärittelyt jäädä epätarkoiksi ja hyödyt vähäisiksi.
Jälkikäteen lisätyt vaatimukset voivat aiheuttaa merkittäviä kustannuksia.

Hankkeessa tehtyjä pilotointeja

Vaiheistettu käyttäjäoikeuksien hallinta

Vaihe 0 - kartoitus

Kartoituksella selvitetään organisaation kyvykkyys automatisointeihin. Kartoitus on itsearviointia, joka voidaan tehdä konsultin johtamana tai organisaation omana työnä.
Lataa kartoitukseen liittyvä työkalu/kysymys-patteristo tästä (Excel).

Vaihe 1 - Lomakkeistus

Ristiintarkastus

Tutustu esittelyyn ja teknisen toteutuksen dokumenttiin (pdf).

Avaaminen

Tutustu esittelydokumenttiin ja tekniseen toteutukseen (pdf).

Päättäminen

Tutustu esittelydokumenttiin ja tekniseen toteutukseen (pdf).

Käyttövaltuushallinnan taulukkomatriisi
Organisaation on tärkeä tunnistaa linjaukset, jossa kuvataan milloin tunnukset avataan ja päätetään. Hankkeessa toteutettuun taulukkomatriisiin kuvattiin myös eri tilanteet, joissa käyttöoikeuksia käsitellään.

Tutustu esittelydokumenttiin (pdf).
Lataa työkalu, jolla JäPi-hankkeessa käytiin organisaatioiden linjaukset ja prosessit läpi (Excel).

Taustavalmistelu

Tarkistetaan tiedonhallintamallista, että järjestelmät ja sovellukset on kuvattu riittävällä tasolla, jolloin käyttöoikeuksien automatisointi mahdollistuu.

Tutustu esittelydokumenttiin (pdf).

Vaihe 2 - Ensiaskeleet automatisointiin

Robotiikan hyödyntäminen
Lomakkeelle tietojen tuonti järjestelmästä

Helpotetaan esihenkilöiden työtä vaiheen 1 lomakkeiden täyttämisessä.
Henkilötietojärjestelmästä tietojen automaattinen siirtäminen käyttäjähakemistoon

Kun henkilölle luodaan sopimus, tiedoista muodostuu koneelle kirjautumistunnukset.
Raportoinnin laajentaminen

Raportti tukemaan käyttöoikeuksien hallinnointiin liittyvän seurantaan.