JäPI -hankkeen aikana laadittu tiedonhallinnan sanasto tarjoaa selkeät määritelmät keskeisille termeille, joita tarvitaan tiedonhallinnan ja prosessien kehittämisessä.
| Sana | Selitys | Käytännön esimerkki |
|---|---|---|
| aineisto |
Loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluva kokonaisuus. Yksilöitävissä oleva, tallennetuista tiedoista tai esineistä muodostuva kokonaisuus. Aineisto kuvataan tietoaineistossa. |
Tietoaineisto, asiakirja-aineisto, arkistoaineisto, museon taulut, veistokset, mittaustulosten aineisto, tilastot, lähdeaineisto. |
| API | API on lyhenne sanoista application programming interface, eli ohjelmointirajapinta ja tarkoittaa samaa kuin rajapinta. Lähde: Valjas (https://valjas.fi/opi/blogi/mita-integraatio-rajapinta-ja-api-tarkoittavat/) | Katso rajapinta. |
| arkisto | Arkisto on arkistoitavien asiakirjojen ja tietojen kokonaisuus, jota säilytetään sähköisesti tai paperiarkistona. |
Kuntaliitto säilyttää kuntien keskusjärjestöjen arkistoja. Yksittäisten kuntien arkistot puolestaan säilyttää jokainen kunta itse omassa kunnanarkistossaan. |
| arkistointi | Arkistointi tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä säilytysajan jälkeen osana kulttuuriperintöä ja tutkimuskäyttöä varten. Käsite arkistointi vastaa arkistolain käsitettä pysyvä säilytys. | Museovirasto on arkistoinut esimerkiksi rakennetun ympäristön aineistoja, kansatieteen aineistoja ja arkeologian aineistoja. |
| arkkitehtuuri | Tiedonhallinnassa arkkitehtuuri on "yleistermi kuvauksesta, joka sisältää järjestelmän tai muun kuvattavan kohteen osat, osien keskinäiset suhteet, osien suhteet ympäristöön sekä periaatteet, jotka ohjaavat järjestelmän suunnittelua ja evoluutiota" (sanastot.suomi.fi) | Tietojärjestelmäarkkitehtuuri voi olla työvuorosuunnittelu- työaikaleimaus ja palkanmaksu-järjestelmä, joka on laaja kokonaisuus, jossa eri sovellukset siirtävät tietoa järjestelmästä toiseen. Tietojen siirto voi olla jossain vaiheessa manuaalista. |
| arvonmääritys | Arvonmääritys on asiakirjan elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä asiakirjat arkistoidaan tai säilytetään pysyvästi ja mitä asiakirjoja säilytetään määräajan sekä kuinka kauan määräajan säilytettäviä asiakirjoja säilytetään. Arvonmääritys ohjaa seulontaa. Arvonmääritystä ohjaavat usein alan toimijoiden yhteistyönä laatimat ohjeet ja periaatteet. | Tietoaineistolla voi olla historiallista tai tutkimuksellista arvoa, joka vaikuttaa kyseisen tietoaineiston arvonmääritykseen. |
| asiakas | Henkilö, yritys, yhteisö tai viranomainen, joka asioi, ostaa tai teettää jotain organisaatiolta, kunnalta tai yritykseltä. |
Ravintolan tai pankin asiakas. Sosiaalihuollon asiakkaat. Kanta-asiakas. Yritysasiakkaat. Olla asiakkaana parturissa, ompelijalla. Esimerkiksi putkassa yöpyi kymmenkunta poliisin asiakasta. |
| asiakirja | Viittaa kirjalliseen tai kirjallisessa muodossa olevaan tallenteeseen, joka voi sisältää tekstiä, kuvia, kaavioita tai muita tietoja. Tätä käytetään tiedon tallentamiseen, jakamiseen organisaatioissa. | Valmiit: päätökset, tuomiot, selvitykset, kertomukset, tutkimukset, mietinnöt, suunnitelmat, esitykset, tarjoukset, sopimukset, laskelmat, hakemukset, ilmoitukset, valitukset, kantelut, esittelymuistiot, toimituskirjat, kirjeet, tositteet ja luettelot. |
| asianhallinta | Organisaation toimintaprosessien ja niihin liittyvien asiakirjojen ohjausta niiden elinkaaren aikana. Tavoitteena tehostaa valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista, arkistointia ja hävittämistä sekä asiakirjatietojen hallintaa. |
Kunnissa päätöksenteko perustuu tiiviisti asianhallintaan ja asianhallinnalla on määritelty käsittelyvaiheet: Vireilletulo, käsittely, valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, viestintä, Muutoksenhaku, Toimeenpano, Toimeenpanon seuranta. Rakennusluvan haku, kaavamuutoksen teko, päivähoitopaikan haku, avustuksen haku. |
| automaattinen ratkaisumenettely | Toimintaprosessi, jossa asia ratkaistaan hallintolaissa tarkoitetulla tavalla automaattisesti järjestelmään määriteltyjen käsittelysääntöjen perusteella. | Työllisyysrahastossa käsitellään etuushakemus ja järjestelmä tekee asiasta päätöksen automaattisella ratkaisumenettelyllä. |
| automatisointi | Prosessien tai niiden osien automatisointi helpottaa ihmistyötä tai sitä ei tarvita rutiininomaisissa ja säännöllisesti toistuvissa prosesseissa. | Taloushallinnon prosessien automatisointi, esimerkiksi laskujen tiliöinti. Asiakirjahallinnossa arkistoitavien asiakirjojen automaattinen arkistointi. |
| avoin rajapinta | Avoin rajapinta (open API) Ohjelmointirajapinta, jonka kaikki ominaisuudet ovat julkisia ja jota voi käyttää ilman rajoittavia ehtoja. Avoimen rajapinnan käyttö on maksutonta, eikä käyttäjän tarvitse kysyä lupaa rajapinnan haltijalta tai kertoa etukäteen, mihin tarkoitukseen hän aikoo rajapintaa käyttää. Lähde:Helsinki Region Infoshare (https://hri.fi/fi/ohjeet/mita-on-avoin-data/avoimen-datan-sanasto/) | Käytännössä avoin rajapinta tarkoittaa sitä, että kuka tahansa voi yhdistää haluamansa sovelluksen ja lukea tietoja esimerkiksi Netvisorista tai lähettää tietoja Netvisoriin. Tässä kohtaa on hyvä mainita tietoturvasta. Rajapinnan käyttö vaatii käyttöoikeuden Netvisoriin ja rajapinnan ns. API-avaimen. Eli kuka tahansa ei voi lukea yrityksesi tietoja Netvisorista ilman, että annat siihen erikseen oikeuden. Lähde:Valjas(https://valjas.fi/opi/blogi/mita-integraatio-rajapinta-ja-api-tarkoittavat/) |
| big data |
Big data syntyy erilaisista sähköisistä toiminnoista ja koneiden välisestä kommunikaatiosta (esim. data, jota syntyy tuotantoprosesseista tai sosiaalisen median käytöstä). Big datalla on tyypillisesti seuraavia ominaisuuksia, dataa on hyvin suuria määriä, datan muoto vaihtelee ja se voi olla rakenteellista tai ei-rakenteellista (esim. tekstiä, loki-tietoja, koordinaatteja, sensoridataa, klikkausdataa, kuvia, ääntä) Lähde:Tilastokeskus (https://www.stat.fi/til/icte/2020/icte_2020_2020-12-03_kat_004_fi.html) |
Esimerkiksi hakukoneen antamat tulokset. |
| digitalisointi | Prosessien tai palveluiden digitalisointi tuo palvelujen saavutettavuuden 24/7. Digitalisointi nopeuttaa prosessien läpimenoaikoja, vähentää virheitä, säästää palveluntuottajien työaikaa kun tehtäviä saadaan automatisoitua digitalisaation avulla. |
Esimerkiksi eLaskut, eHakemukset, verkkokaupat, älykkäät terveyspalvelut. Julkisen liikenteen aikataulut ja lippujen osto verkossa. |
| digitointi | Analogisen tiedon muuttamien digitaaliseen muotoon. |
Paperisen dokumentin skannaus esim. pdf-muotoon. VHS-videon muuntaminen digitaaliseen muotoon esimerkiksi DVD:ksi. |
| dokumentti | Asiakirjan mahdollinen yksittäinen osa. Dokumentti ei siis ole synonyymi asiakirjalle vaan asiakirja voi koostua useasta eri dokumentista. |
Ihmisen käsittelemäksi tarkoitetut tietokappaleet kuten valokuvat sähköpostit tai verkkosivut. Muokattavia tai keskeneräisiä asiakirjan osia voivat olla päätökset, tuomiot, selvitykset, kertomukset, tutkimukset, mietinnöt, suunnitelmat, esitykset, tarjoukset, sopimukset, laskelmat, hakemukset, ilmoitukset, valitukset, kantelut, esittelymuistiot, toimituskirjat, kirjeet, tositteet ja luettelot. |
| etäpalvelu | Tarkoittaa palvelun tarjoamista tai käyttämistä etänä, ilman fyysistä läsnäoloa. | Lääkärin virtuaalinen vastaanotto, Kelan henkilökohtainen neuvonta, tulkkauspalvelu. |
| etäyhteys | Tarkoittaa tietoliikenneyhteyttä tai pääsyä tietojärjestelmiin ja -resursseihin ilman fyysistä läsnäoloa. Se mahdollistaa käyttäjän liittymisen verkkoon tai käyttöjärjestelmään etänä, usein internetin tai muiden tietoverkkojen välityksellä. |
VPN-yhteys yrityksen järjestelmän ja etätyöntekijän tietokoneen tai mobiililaitteen (puhelin) välillä Huoltoyritys ottaa yhteyden laitteeseen tai koneeseen, korjaa, muuttaa asetuksia Asunnon sähkö-, vesi- ja energiankulutusmittarien etäluku reaaliajassa palveluntuottajan järjestelmään. |
| integraatio |
Integraatiolla tarkoitetaan ohjelmiston yhdistämistä toiseen ohjelmistoon tietojen siirtämiseksi. Integraatiota voi olla yksi- tai kaksisuuntaista. Lähde: Valjas (https://valjas.fi/opi/blogi/mita-integraatio-rajapinta-ja-api-tarkoittavat/) |
Esimerkiksi mobiilisovellus Bezala kuittien ja matkalaskujen hallintaan hyödyntää integraatiota Netvisorin ja Bezalan välillä. Käyttäjän Bezalaan lisäämät kuitit ja matkakulut siirtyvät Netvisorin ohjelmistorajapinnan kautta Bezalasta Netvisoriin. Bezala luo tositteen Netvisorin kirjanpitoon siirretyistä tapahtumista ja tarvittaessa myös tilisiirron, jonka voi maksaa Netvisorista. Tämä kaikki tapahtuu ajastetusti taustalla ilman, että kukaan siirtää käsin tietoja ohjelmistosta toiseen. Yksisuuntaisessa integraatiossa lähettävä järjestelmä lähettää tietoja vastaanottavaan järjestelmään. Kaksisuuntainen integraatio lähettää ja vastaanottaa tietoja molempiin suuntiin. Lähde: Valjas (https://valjas.fi/opi/blogi/mita-integraatio-rajapinta-ja-api-tarkoittavat/) |
| IoT-laite | IoT, eli Internet of Things. Fyysinen laite, joka voi lähettää ja vastaanottaa tietoa internetin kautta, mahdollistaen etäohjauksen ja tiedonkeruun. Tällaisia laitteita ovat esimerkiksi älykkäät kodinkoneet ja teollisuuden anturit. | IoT-laite voi olla esimerkiksi aktiivisuusranneke, auto, kahvinkeitin, jääkaappi, lelu, valvontakamera tai erilaisiin käyttötarkoituksiin suunniteltuja antureita. |
| julkinen | Julkinen, ei salainen, ei salassa pidettävä. Julkinen asiakirja tai tieto on kaikkien saatavilla. | Julkisia viranomaisen asiakirjoja ovat esimerkiksi allekirjoitettu pöytäkirja, päätös, lausunto, hankinta ja urakka-asiakirjat sopimuksen jälkeen. |
| julkisuus |
Asiakirjojen julkisuutta säännellään yleislain tasolla julkisuuslaissa. Määritellään onko asiakirja, tietovaranto julkinen vai salassa pidettävä. |
Julkinen asiakirja on esimerkiksi kunnanvaltuuston kokouksen pöytäkirja allekirjoituksien jälkeen. |
| katselmointi | Prosessi, jossa tarkastellaan, arvioidaan tai tarkistetaan huolellisesti ja systemaattisesti jonkin asian laatu, eheys tai suorituskyky. | Kun tiedonhallintamallia katselmoidaan säännöllisesti, nähdään virheet, puutteet ja muutokset. Katselmoinnin myötä kuvaukset päivitetään ajan tasalle ja näin varmistetaan kuvausten tarkkuus, ajantasaisuus ja johdonmukaisuus. |
| katseluyhteys | Rajattu näkymä, joka mahdollistaa tietoaineistojen katselun. Tarjoaa käyttäjille rajatun pääsyn tietoihin ja mahdollistaa tiettyjen näkökulmien tai osien tarkastelun järjestelmässä. | Katseluyhteyden avulla henkilö näkee ulkoisesta järjestelmästä esimerkiksi pankkitiedot tai potilastiedot Kanta-palvelussa. |
| kokonaisarkkitehtuuri | Organisaation tai muun kokonaisuuden rakennekuvaus, jota hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. Se kuvaa miten eri osatekijät, kuten organisaatioyksiköt, toimintaprosessit, tiedot ja tietojärjestelmät, liittyvät toisiinsa ja muodostavat toimivan kokonaisuuden. | Kuntaorganisaation kokonaisarkkitehtuuri sisältää toiminnan, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden, joka on nähtävissä laadukkaasti toteutetussa tiedonhallintamallissa. |
| koneluettava muoto | Tietoaineisto on rakenteistettu, jotta sitä voidaan käsitellä koneellisesti ja tiedon käsittely on mahdollista eri tietojärjestelmissä. | Kahdessa järjestelmässä käytetään tiedoille saman nimisiä kenttiä, jolloin tietojen siirto järjestelmien välillä taulukkomuodossa (csv, json, xml) on mahdollista. Suomi.fi -palvelutietovarannosta on mahdollista tuoda tietoja esimerkiksi Kunta Akkuna sovellukseen, koska molemmissa järjestelmissä tiedot ovat koneluettavassa muodossa. |
| korvattavuus | Mahdollisuus palvelun tai tuotteen korvaamiseen toisella tuotteella tai toimittajalla. | Esimerkiksi huono tai epäsopiva työajansuunnittelusovellus on mahdollista vaihtaa toisen toimittajan sovellukseen. |
| kuvaus | Vaatimusten mukainen tarkka kirjallinen tai kuvallinen kuvaus tiedonhallintamallin elementeistä. Kuvausten tulee olla koneluettavia ja kuvausten samankaltainen sisältö edellyttää kuvattaville elementeille sivupohjat. | Esimerkiksi sovelluksen, tietoaineiston tai toimintaprosessin kuvaaminen tekstillä ja/tai kuvalla. |
| käsittelysääntö | Automaattisissa ratkaisumenettelyissä käytetään käsittelysääntöjä. Säännöt ovat ihmisen ennalta laatimia lakiin perustuvia automaattisen tietojenkäsittelyn ohjaamiseen tarkoitettuja sääntöjä, jotka on luotu järjestelmään, jossa automaattinen ratkaisumenettely tehdään. | Työllisyysrahastossa käsitellään etuushakemus ja järjestelmä tekee asiasta päätöksen automaattisella ratkaisumenettelyllä, joka perustuu järjestelmään asetettuihin käsittelysääntöihin. |
| käyttöjärjestelmä | Käyttöjärjestelmä on keskeinen tietokoneen ohjelmisto, joka mahdollistaa sovellusohjelmien toiminnan tietokoneessa. Sen tehtäviin kuuluu tietokonelaitteiston hallinta, laitteiston yksityiskohdista riippumattoman operointialustan tarjoaminen (abstraktio, virtualisointi ) ja järjestelmäkutsujen toteuttaminen. | Windows 10, Linux, MacOS-käyttöjärjestelmä |
| laite | Laite on jonkin tehtävän suorittamiseen käytettävä kone tai muu väline, joka eroaa työkalusta siten, että se toimii osittain tai kokonaan automaattisesti. |
Tyypillinen laite on elektronisista, mekaanisista, tietoteknisistä tai muista komponenteista valmistettu. Laite on esimerkiksi tulostin tai tietokone. |
| metatietomalli | Määrittelee ja kuvaa tietojen rakenteen, sisällön, tarkoituksen ja tyypin. Se auttaa organisoimaan ja hallitsemaan tietoa tehokkaasti. Auttaa ymmärtämään tietorakenteen kokonaisuuden ja sisältöjen välisen riippuvuuden. | Metatietomalli on kuin tietojen kartta. Se kertoo, mitä tietoja on tallennettu, missä ne ovat ja miten niitä voi käyttää. Ajattele sitä kuin kirjan sisällysluetteloa, joka auttaa löytämään oikeat luvut ja aiheet nopeasti ja helposti. |
|
ohjausprosessi
|
Varsinaisten toiminnallisten prosessien ja niitä tukevien tukiprosessien johtaminen ja ohjaus. | Kulttuuripalvelupäällikkö vastaa kulttuuripalveluiden toiminnasta ja kulttuuripalveluiden johtamisesta. Kulttuuripalveluita johdetaan kuvaamalla johtamis- ja henkilöstöhallinnon, taloushallinnon ja suunnittelun ja kehittämisen ja toiminnan arvioinnin prosessit. |
| ohjelmisto/ohjelma |
Ohjelma asennetaan (install) käyttäjän tietokoneelle ja käytöstä poistamien tehdään erillisellä poisto-ohjelmalla (un-install). Nykyaikana sovellukset ja ohjelmat ovat hyvin lähellä toisiaan. Muutamia eroja löytyy. Sovellukset ovat tyypillisesti ohjelmia yksinkertaisempia ja ne ovat suunniteltu käyttäjälähtöisesti. Yksinkertaisesti sanottuna sovellukset auttavat käyttäjää suorittamaan tietyn tehtävän, kun taas ohjelmat on suunniteltu suorittamaan tehtävä tietokoneella. Sovellusta voi käyttää eri alustoilla, kun perinteinen ohjelma on kehitetty vain yhdelle alustalle (esim. Windowsille). |
Autocad, NVDA ruudunlukuohjelma, levyltä asennettavat tietokonepelit. |
| prosessi (=toimintaprosessi) | prosessi (=toimintaprosessi) kuvataan miten palvelu tai tehtävä tehdään ja ketä siihen liittyy. Prosessilla on aina tarkoitus ja ne tuottavat toimintaan hyötyjä. Prosessilla on aina alku ja loppu. Prosessin käyttötarkoitus määrittää kuvauksen tarkkuustason. | Laaditaan ja kuvataan prosessi, joka ohjaa toimintaa, kuten esimerkiksi esiopetuspaikan hakemista, hankintapäätösten tekemistä ja käyttäjätunnusten hallintaa. Prosessityyppi voi olla ydin-, ohjaus- tai tukiprosessi. |
| prosessiaskel | Tarkoittaa toiminnan etenemistä eli prosessin tai sen osan siirtymistä vaiheesta toiseen. | Esimerkiksi prosessikaaviossa askel osaprosessivaiheiden välillä. Käyttäjävaltuushallinta jakautuu osaprosesseihin esimerkiksi kun esimies luo käyttäjävaltuuslomakkeen ja ICT-tuki vastaanottaa ja käsittelee lomakkeen. Prosessiaskel on siirtymä näiden välillä. |
| prosessikaavio | Tapa kuvata prosessin toiminnot graafisesti. Prosessin toiminnot, tietovirrat ja tuotteet kuvataan sovituilla symboleilla. Prosessikaavio auttaa ymmärtämään toimintojen järjestystä ja niiden välisiä riippuvuuksia. | Esimerkiksi esiopetukseen hakeminen, hankintaprosessi rekrytointiprosessi tai kokouksen järjestäminen. |
| prosessikartta | Organisaation tasolla tehtyä yleistä, usein graafista kuvausta organisaation tärkeimmistä prosesseista ja niiden välisistä yhteyksistä. | Esimerkiksi kulttuuripalvelun ydin-, ohjaus- ja tukiprosessit esitetään graafisena karttana. Kulttuuripalvelun ydinprosesseja ovat esimerkiksi museo, kirjasto ja kulttuuritapahtumat. Näihin liittyvät ohjaus-, ja tukiprosessit kuvataan myös prosessikartassa. Prosessikartta antaa kokonaiskuvan kulttuuripalveluiden järjestämisestä. |
| prosessin omistaja | Prosessin toiminnasta, tuloksesta ja kehittämisestä vastuussa oleva toimija. | Toimija voi olla esimerkiksi vastuullinen viranhaltija tai lautakunta, kuten kaupunginjohtaja, kaupungin valtuusto tai sivistystoimen johtaja. |
| pysyvä säilyttäminen |
Aineistojen arvonmäärityksessä määritellään pysyvästi säilytettävä aineisto. Pysyvällä säilyttämisellä ei ole määräaikaa. Henkilötietojen käsittelyssä pysyvä säilyttäminen tarkoittaa sitä, että tietoja säilytetään pysyvästi alkuperäistä käyttötarkoitusta varten eikä niitä tuhota tai siirretä varsinaisesti arkistoon lainkaan (arkistoida). Tietojen säilyttämiselle on pysyvä peruste henkilön etujen, oikeuksien tai velvollisuuksien määrittäjänä. |
Keskeisiä pysyvästi säilytettäviä perusrekistereitä ovat esimerkiksi väestötietojärjestelmän, kiinteistötietojärjestelmän tiedot ja tutkintorekisterit. |
| rajapinta |
Rajapinta mahdollistaa integraation ohjelmistoon. Rajapinnan avulla voidaan tehdä pyyntöjä ohjelmistolle, josta halutaan noutaa tai tuoda tietoja. Lähde Valjas (https://valjas.fi/opi/blogi/mita-integraatio-rajapinta-ja-api-tarkoittavat/) Rajapinta on tietojärjestelmän ulospäin näkyvä, koneluettava liitäntä, jonka kautta ohjelmat voivat tehdä pyyntöjä ja vaihtaa tietoja eli ”keskustella keskenään”. Lähde: Liikkumisen rajapinnat (https://liikkumisenrajapinnat.fi/fi/ABC) |
Rajapinta voi olla pelkkä datarajapinta, jonka kautta voi lukea dataa (esimerkiksi aikataulu- ja reittitietoa) toiseen järjestelmään. Lähde: Liikkumisen rajapinnat (https://liikkumisenrajapinnat.fi/fi/ABC) |
| rakenteeton data | Tietoa, josta puuttuu metatietojen avulla käsiteltävä rakenne. Rakenteeton data on vain yksi merkkijono, ilman tunnistettavaa rakennetta. Esimerkiksi teksti ääni tai kuva. | Esimerkiksi Word-asiakirja, johon on kirjoitettu vain tekstiä. |
| rakenteinen data | Tiedolla on metatietojen avulla määritelty rakenne, joka helpottaa sen käsittelyä. Noudattaa ennalta määritettyä rakennetta. |
Taulukoitua tietoa, jossa hyödynnetään valintalistoja. Asuntoilmoitukset hyödyntävät rakenteista dataa, kun ilmoituksen tiedot merkitään tietokenttiin ja näitä tietokenttiä hyödynnetään hakutoiminnoissa. Tietokenttiä voivat olla esimerkiksi hinta, neliöt, rakennusvuosi, sauna ja parveke. Esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmät, asianhallintajärjestelmät ja dokumenttienhallintajärjestelmät hyödyntävät rakenteellista dataa. |
| rekisteri | Rekisteri on organisoitu tietokokoelma, joka sisältää tietoja tietyistä henkilöistä, esineistä, tapahtumista tai muista kohteista. Rekistereitä käytetään tiedon tallentamiseen, järjestämiseen ja hallintaan tiettyä tarkoitusta varten. | Esimerkkejä rekistereistä ovat väestörekisteri, asiakasrekisteri ja henkilöstörekisteri. Niitä säätelevät yleensä tietyt lait ja säädökset tietosuojasta ja tietoturvasta riippuen siitä, millaista tietoa rekisteri sisältää. |
| rekisterinpitäjä | Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot mukaan lukien rekisterin ylläpidon. Rekisterinpitäjä on voitu säätää myös erikseen suoraan laissa. | Rekisterinpitäjä voi olla esimerkiksi jäsenistään tietoja keräävä yhdistys, potilastietoja käsittelevä sairaala, verkkokauppa tai sosiaalisen median palvelu. |
| resurssi | Rahaa, laitteita tai ihmisten osaamista joiden avulla prosessi toteutetaan. | Esimerkiksi kunnan hiihtolatujen kunnossapitoon liittyen resursseja ovat latukone, latukoneen kuljettaja, kuljettajan palkkaan ja latukoneen ylläpitoon tarvittavat rahat. |
| salassa pidettävä | Osa viranomaisen asiakirjoista on määritelty laissa salassa pidettäväksi. Salassa pidettävän viranomaisen asiakirjan sisältöä ei saa näyttää eikä luovuttaa sivulliselle millään tavalla nähtäväksi tai käytettäväksi. |
Tietoaineisto, joka sisältää henkilötietoja on salassa pidettävä. Tieto- ja viestintäjärjestelmien turvajärjestelyyn liittyvät asiakirjat ja maanpuolustukseen liittyvät asiakirjat ovat salassa pidettäviä. |
| seulonta |
Seulonnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen määrälliseen supistamiseen liittyviä toimenpiteitä. Viranomaisten tekemien seulontaesitysten pohjalta tehdyissä seulontapäätöksissä määritellään, mitkä julkishallinnon asiakirjatiedot on arkistoitava pysyvästi ja mikä on niiden säilytysmuoto. |
Museon historiallisesti merkitykselliset teokset seulotaan ja päätetään kulttuurihistoriallinen arvo kansallisesti tai paikallisesti. Lisäksi päätetään teosten säilytystapa, säilytyspaikka ja erotellaan tarvittaessa teoksista asiakirjat säilytysajan mukaan. |
| sovellus |
Sovellus on pilvessä. Nykyaikana sovellukset ja ohjelmat ovat hyvin lähellä toisiaan. Muutamia eroja löytyy. Sovellukset ovat tyypillisesti ohjelmia yksinkertaisempia ja ne ovat suunniteltu käyttäjälähtöisesti. Yksinkertaisesti sanottuna sovellukset auttavat käyttäjää suorittamaan tietyn tehtävän, kun taas ohjelmat on suunniteltu suorittamaan tehtävä tietokoneella. Sovellusta voi käyttää eri alustoilla, kun perinteinen ohjelma on kehitetty vain yhdelle alustalle (esim. Windowsille). |
Confluence, mobiilisovellukset, |
| syöte | Syötettäviä tietoja ja materiaalia kutsutaan syötteeksi. |
Syötetietoja ovat esimerkiksi tietoaineistot, henkilötiedot ja tietovarannot. Syötemateriaaleja ovat esimerkiksi prosessiin liittyvät tutkimus- tai kyselytulokset. Syötteellä ei tarkoiteta rahaa, laitteita tai ihmisten osaamista, jotka ovat resursseja ja siten osa prosessia. Voidaan ajatella, että ateriavalmistuksessa raaka-aineet ovat syötemateriaalia ja reseptit ovat syötetietoja. Prosessista syntyy ruoka annoksia. |
| säilyttäminen | Viranomaisen tulee määritellä asiakirjatietojen säilytysajat, ellei niitä ole säädetty laissa. Säilytysaikojen määrittelyssä on huomioitava tietojen alkuperäinen käyttötarve sekä esimerkiksi kansalaisten oikeusturva. Tietoja säilytetään alkuperäisessä käyttötarkoituksessa määritelty aika, jonka jälkeen tietoaineistot arkistoidaan tai tuhotaan. | Säilyttämisajat vaihtelevat riippuen asiakirjan sisällöstä ja siitä mihin asiakirja liittyy. Esimerkiksi vuosilomakirjanpito on säilytettävä vähintään kanneajan päättymiseen asti eli vähintään kahden vuoden ajan sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana vuosiloma olisi tullut antaa tai lomakorvaus maksaa. Vuosilomakirjanpito on palkkahallinnon osa ja samalla osa palkkakirjanpitoa. Palkkakirjanpidon yleinen säilytysaika verotusta varten on kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona palkka on maksettu. |
|
säilytysaika
|
Miten kauan tietoaineistoa säilytetään siihen käyttötarkoitukseen, johon asiakirjat ja muut vastaavat tiedot on laadittu, vastaanotettu tai kerätty. Säilytysaika koskee alkuperäisten asiakirjojen tai tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvää aikaa, joten erilaisten kopioiden ja työkappaleiden säilytysajat on ohjeistettava tiedonhallintayksikössä tarveperusteisesti erikseen kuitenkin enintään alkuperäisten asiakirjojen säilytysaika. |
Julkisella puolella kaikille asianhallinnan asiakirjoille on määriteltävä säilytysaika. Esimerkiksi kunnan erilliset kokouskutsut ja oheismateriaalin säilytysaika on 2 vuotta. Viranhaltijapäätös ja siihen liittyvät asiakirjat tuki- ja ylläpitoa koskevat tehtävät säilytysaika on 2-50 vuotta. |
| tehtävä |
Suoritettavaksi saatu, otettu tai annettu työ, toimitettava tekeminen. Prosessikuvauksessa tehtävällä tai osatehtävällä tarkoitetaan käsittelyvaihetta. Nämä tehtävät ovat yleensä yksilön tai ryhmän suorittamia käytännön toimenpiteitä. |
Prosessiin liittyvän lomakkeen täyttö ja lomakkeen käsittelyyn liittyvä päätöksenteko ovat käsittelyvaiheita Hiihtolatujen kunnossapito, aterian valmistus, kirjan lainaus kirjastosta ovat tehtäviä. |
| tekninen rajapinta | Sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisu kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä. (sanastot.suomi.fi) |
Työaikaleimausten siirto työaikaleimausjärjestelmästä palkanlaskujärjestelmään. Ohjelmisto voi hyödyntää teknistä rajapintaa tietojen automaattisessa siirrossa ohjelmistosta tai sovelluksesta toiseen. Organisaatio tunnistetaan ohjelmistoon asennettavan teknisen varmenteen avulla, jolloin käyttäjän ei tarvitse kirjautua tai tunnistautua erikseen jokaisella käyttökerralla. |
| tekninen varmenne | Varmenteella tunnistetaan ja auktorisoidaan henkilö tai organisaatio, joka ilmoittaa tai hakee tietoja rajapinnan kautta. Lisäksi varmenteella varmistetaan aineiston muuttumattomuus. | Ajoneuvon myyntitilanteessa ei enää välttämättä tarvita rekisteröintitodistuksen ilmoitusosaa. Myyjä voi nykyisin luovuttaa ajoneuvon ostajalle kuusimerkkisen tunnistuskoodin avulla. Koodi toimii omistajanvaihdoksen teknisenä varmenteena. |
| tiedolla johtaminen |
Päätöksen teko ja päätöksen edistäminen perustuu tietoon, edellyttäen että tieto on laadukasta ja tiedon ympärille on rakennettu päätöksentekomekanismit. Tuloksekas tiedolla johtaminen vaatii organisaatiolta tiedolla johtamisen kulttuurin. Lähde: TIEDON LAATU DATAN HALLINNASSA – HUS TIETOHALLINTO 09.12.2022, Timo Hakala, VTL, tietoarkkitehti |
Hyödynnetään väestötietoennustetta, kun käsitellään uuden koulun rakentamispäätöstä tai olemassa olevan koulun lakkauttamista. |
| tiedon johtaminen |
Tiedon hyödyntämisen edellytyksiä edistetään tiedonhallinnan, tietoarkkitehtuurin, teknologien ja tiedon laadun hallinnan avulla. Tavoitteena kehittää ja ylläpitää tiedon laatua ja raportoida tiedon laadusta. Lähde: TIEDON LAATU DATAN HALLINNASSA – HUS TIETOHALLINTO 09.12.2022, Timo Hakala, VTL, tietoarkkitehti |
Tiedonhallintamalliin tehtyjen kuvausten laatu mahdollistaa tiedon käytettävyyden. Laadukasta tietoa pystytään hyödyntämään osana kokonaisuutta. |
| tiedon laadun arviointi | Tiedon laatua arvioidaan tarkastelemalla vastaako laatu esitettyihin laatukysymyksiin (katso: tiedon laatu). |
Tiedon käyttäjä arvioi onko kuvattu tilastotieto aloittaneista ja lopettaneista yrityksistä kunnan alueella sellaisenaan käyttökelpoista, kun arvioidaan esimerkiksi yritysten aloittaneiden yritysten tukitoimia. Organisaatiossa arvioidaan tiedonhallintamalliin kuvatun tietoaineiston käytettävyyttä tiedon laadun kysymysten avulla. |
| tiedon laatu | Viittaa tiedon oikeellisuuteen, täsmällisyyteen, luotettavuuteen ja hyödyllisyyteen. | Tiedon laatu on hyvää esimerkiksi väestötietoihin liittyvässä tutkimustiedossa, jossa tietoaineisto sisältää ajantasaiset tiedot syntyvyydestä tietyllä alueella. Tällaista tietoa voidaan käyttää määriteltäessä esimerkiksi tulevia päivähoidollisia tarpeita kunnan osalta. |
| tiedonhallinta | Toimenpiteet joilla organisaatio hallinnoi ja käsittelee tietoaan niin että se täyttää lain vaatimukset ja organisaation tarpeet. | Tunnistetaan ja kuvataan tietoaineistot ja tietovarannot joita organisaatio käyttää tai tuottaa sekä tunnistetaan niihin liittyvät tietosuoja- ja tietoturvariskit. Tunnistetaan sovellukset, järjestelmät ja prosessit joihin tietoaineistot ja -varannot liittyvät. Ohjataan organisaatiota niiden käyttämisessä ja kehittämisessä. |
| tiedonhallintalaki | Lainsäädäntö, joka määrittelee säännöt ja velvoitteet tiedonhallinnalle organisaatioissa ja julkishallinnossa. Sen tarkoituksena on varmistaa tehokas ja turvallinen tiedonhallinta sekä edistää avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja tietoturvaa organisaatioiden toiminnassa. Laki sisältää ohjeita ja vaatimuksia tiedonhallinnan prosesseista, kuten tiedon luokittelusta, säilyttämisestä, jakelusta ja hävittämisestä, sekä määrittelee vastuuhenkilöt. | Laki velvoittaa viranomaiset ylläpitämään tietojärjestelmiä, jotka mahdollistavat kansalaisille pääsyn viranomaisten hallussa oleviin tietoihin, suojaamaan luottamuksellisia tietoja ja estämään niiden luvattoman käytön. |
| tiedonhallintalautakunta | Organisaation tai kunnan hallintoelin, jonka vastuulla on ohjata ja valvoa tiedonhallinnan strategiaa, käytäntöjä sekä tietovarantojen hallintaa. Se tekee päätöksiä ja antaa suosituksia liittyen tiedonhallinnan tavoitteisiin, politiikkaan ja toimintamalleihin. | Lautakunnan tehtäviä, arvioida julkisen hallinnon tiedonhallinnan toteutumista. edistää tiedonhallintalaissa säädettyjen tiedonhallinnan ja tietoturvallisuuden lain vaatimusten toteutumista. |
| tiedonhallintamalli | Tiedonhallintamalli on ajantasainen kokonaiskuvaus organisaation tiedonhallinnasta. Mallia hyödynnetään organisaation ja sen tiedonhallinnan johtamisessa. Tiedonhallintamallissa kuvataan organisaation toimintaa ja palveluita kuvaamalla organisaation ydin- ohjaus- ja tukiprosessit. Prosessikuvauksiin määritellään prosesseissa käytettävät sovellukset, järjestelmät ja tietoaineistot ja tietovarannot. Kaikista näistä laaditaan omat kuvaukset ja kuvaukset linkitetään keskenään, josta syntyy yhtenäinen kokonaisuus. | Kulttuuripalveluissa tiedonhallintamallin elementtejä ovat esimerkiksi vastuullinen viranhaltija (Kulttuuripalvelupäällikkö), palveluissa käytettävät sovellukset ja järjestelmät (OUTI-kirjastojärjestelmä), tietoaineistot (Kirjaston asiakastiedot), tietovarannot (Kirjaston tietovaranto), muutosvaikutusarvioinnit ja tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA). |
| tiedonhallintayksikkö | Viranomainen, jonka vastuulla on järjestää tiedonhallinta noudattaen tiedonhallintalain vaatimuksia. Tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava siitä, että yksikössä on määritelty tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien laadinnan vastuut. | Koko organisaatio on tiedonhallintayksikkö. Esimerkiksi kaupunki, kunta, kuntayhtymä, virasto. |
| tietoaineisto | Viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä tietokokonaisuus, joka koostuu asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista. Palvelujen tiedonhallinnan yhteydessä tietoaineistoilla tarkoitetaan palveluja tuotettaessa syntyviä tietoaineistoja, jotka voivat sisältää ja/tai joista voidaan muodostaa erillisiä viranomaisen asiakirjoja. | Henkilöstöhallinnon tietovarannossa on esimerkiksi rekrytointia, henkilöstöjohtamista, osaamisen kehittämistä ja palkanmaksua varten kerättyä tietoa. |
| tietohallinto | Organisaation yksikkö tai osasto, joka tuottaa tietohallintopalveluita sekä hankkii ja hallinnoi sisäisten tai ulkoisten palvelutuottajien toimittamia tai tietotekniikkaan liittyviä sähköisiä palveluita liiketoiminnan ja organisaation sisäisiin tarpeisiin. | Tietohallinto tuottaa organisaatiolle palveluita sekä valvoo niiden toteutumista ja näitä palveluita ovat esimerkiksi tiedonhallinnan asiantuntijapalvelut, ICT-arkkitehtuurit, informaatioarkkitehtuurit, järjestelmäarkkitehtuurit, ICT-menetelmät, hankehallinta ja -arviointi, palveluhankinnat ja toimittajahallinta. |
| tietojohtaminen | Tietojohtaminen on johtamisen osa-alue, jolla voidaan parantaa toiminnan laatua tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Tietojohtamisella kuvataan yleisesti organisaation kyvykkyys luoda arvoa tiedolla ja osaamisella, jaotellaan usein käsitteisiin tiedolla johtaminen ja tiedon johtaminen. Lähde: Valtiovarainministeriö, Tietojohtaminen (https://vm.fi/tietojohtaminen) | Tiedon järjestelmällistä hyödyntämistä valmistelussa, päätöksenteossa ja toimeenpanossa sekä annettujen tehtävien toteuttamisessa. |
| tietojärjestelmä |
Tietojenkäsittelylaitteista, ohjelmistoista ja muusta tietojenkäsittelystä koostuva kokonaisjärjestely. Tietojärjestelmä on tiedoista, tietoja käsittelevistä ihmisistä, tietojenkäsittelylaitteista, tiedonsiirtolaitteista, ohjelmistoista ja tietojen käsittelysäännöistä koostuva järjestelmä, jonka tarkoituksena on tietojen käsittelyn avulla tehostaa tai helpottaa jotain toimintaa tai tehdä se ylipäätään mahdolliseksi. |
kirjaston lainausjärjestelmä on tietojärjestelmä, joka koostuu kirjaston virkailijoista, asiakkaista, erilaisista lomakkeista, tietokoneista, tietokannasta, tietokoneohjelmista. Potilastietojärjestelmä on tietojärjestelmä, joka koostuu sairaalan virkailijoista, potilaista, erilaisista potilastiedoista, lomakkeista, tietokannasta, tietokoneohjelmista. |
| tietosuoja |
Tarkoitetaan henkilötietojen kuten nimen, yhteystietojen, henkilötunnuksen ja muiden henkilöön liittyvien tietojen suojaamista. Jokaisella on oikeus henkilötietojensa suojaan. Tietosuoja on perusoikeus, joka turvaa rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojan tarkoituksena on osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä. Henkilötietojen käsittelyn on aina perustuttava lakiin. Riippumaton viranomainen valvoo henkilötietojen suojaa koskevien säännösten noudattamista. Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja (https://tietosuoja.fi/tietosuoja). |
Näin varmistat, että tietosuoja-asiat on hoidettu organisaatiossasi oikein 1. Määritelkää vastuut ja kouluttakaa henkilöstöä säännöllisesti 2. Tunnistakaa eri henkilöryhmät ja henkilötietojen käsittelytilanteet 3. Selvittäkää kaikki henkilötietojen käsittelyprosessit ja dokumentoikaa ne 4. Varmista, että kaikelle henkilötietojen käsittelylle löytyy jokin laillinen peruste 5. Tehkää ja dokumentoikaa riskienhallintasuunnitelma 6. Selvittäkää, miten toteutatte rekisteröityjen oikeudet 7. Määritelkää ja dokumentoikaa, miten rekisteröityjä informoidaan henkilötietojen käsittelystä 8. Huomioikaa sopimuksissa tietosuoja asiat 9. Määritelkää tietoturvaa koskevat käytännöt 10. Kokoa kaikki dokumentaatio yhteen esimerkiksi tiedonhallintamalliin ja ylläpidä sitä |
| tietoturva | Tarkoitetaan kaikenlaisten tietojen suojaamista ulkopuolisilta. |
Tietojen näkyvyyttä hallinnoidaan käyttäjäryhmillä. Tällöin henkilöstö pääsee käsiksi tarvitsemiinsa tietoihin, mutta rajoitetaan pääsyä arkaluontoisiin tietoihin. Esimerkiksi sähköisessä säilytyksessä määritellään kenellä on oikeus nähdä tai muokata asiakirjoja. Vahva salasana ja kaksivaiheinen tunnistautuminen pienentävät riskiä ulkopuolisen tahon pääsyä järjestelmään. Turvaluokiteltujen materiaalien säilytys tietovarastossa, joka ei ole verkossa ollenkaan ja vain tietyillä henkilöillä on pääsy materiaaliin. Verkkoja voidaan tarvittaessa eriyttää erilaisiin käyttötarkoituksiin. Näin esimerkiksi tärkeä tietoliikenne voidaan suojata ulkoisilta häiriötekijöiltä. |
| tietoturvallisuustoimenpide | Toimenpide, joka on suunniteltu ja toteutettu tietojärjestelmien ja tietoverkkojen turvallisuuden varmistamiseksi. Näitä toimenpiteitä käytetään suojaamaan tietoja ja estämään luvatonta pääsyä, tietovuotoja, haittaohjelmia ja muita tietoturvariskejä. | Esimerkiksi vahvat käyttäjätunnistautumiset, salausmenetelmät, palomuurit, sisäinen seuranta ja tarkastukset. |
| tietoturvapoikkeama | Yksi tai useampi toisiinsa liittyvä odottamaton tai ei-toivottu tietoturvatapahtuma, joka vaarantaa tietojen ja palvelujen tietoturvan ja vaikuttaa organisaation toimintaan epäsuotuisasti. (sanastot.suomi.fi) |
Psykoterapiapalvelu Vastaamon tietomurot, jossa henkilö- ja potilastietoja vuodettiin pimeään verkkoon ja kiristettiin Vakoilu- ja kalasteluohjelmien salliminen laitteille > tietojen vuotaminen, koneiden tai pankkitilien tyhjentäminen tai kaappaaminen |
| tietovaranto |
Organisaation hallitsema ja järjestelmällisesti ylläpitämä kokoelma tallennettuja tietoja. Se voi kattaa erilaisia tietoja, kuten asiakas- ja henkilöstötiedot, taloudelliset tiedot, sekä muut liiketoimintaan liittyvät tiedot. Tietovaranto voi olla organisaation sisäinen tai ulkoinen. |
Koskitietovaranto on opetushallituksen ylläpitämä kansallinen tietovaranto. Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen opintosuoritus- ja tutkintotietojen tietovaranto. Henkilöstöhallinnontietovaranto: organisaation oma tietovaranto, joka käsittää kyseisen organisaation tietoaineistot ja rekisterit. |
| tietovarantojen yhteentoimivuus |
Tietojen hyödyntämistä ja vaihtoa eri tietovarantojen ja tietojärjestelmien välillä siten, että tietojen merkitys ja käytettävyys säilyvät. Yhteentoimivuus vaatii tiedot koneluettavassa muodossa. |
Palvelutietovarannon kuvauksia hyödynnetään sellaisenaan kunnan internetsivuilla. Rakennetun ympäristön tiedonhallintaa kehitetään siten, että alueidenkäytön ja rakentamisen tiedot tuodaan entistä helpommin saataville ja yhtenäiseen muotoon. Tiedot ovat saatavilla yhdestä paikasta. |
| toimintamalli (prosessien määrittelyssä) | Toimintamallitasolla prosesseille määritellään omistajat, mittarit ja tavoitearvot. Mallista johto saa kokonaiskuvan prosesseista ja siinä sidotaan irralliset prosessit yhteen. Toimintamallissa on sanallinen kuvaus ja toimintamallikaavio. (JHS 152), | Kuvataan miten ydinprosessi jakautuu osaprosesseiksi. Esimerkiksi ydinprosessi "rakennuslupaprosessi" jakautuu osaprosesseiksi: neuvonta, luvan hakeminen, katselmoinnit, käyttöönottotarkastus ja lopputarkastus. |
| toimintamallikaavio | toimintamallin sanallista kuvausta tukeva kaavio, jossa näkyy prosessien kulku ja prosessien väliset riippuvuudet, vuorovaikutus sekä rajapinnat muuhun ympäristöön. | Esimerkiksi rakennuslupaprosessin toimintamallikaaviossa on esitetty kuvana osaprosessien looginen järjestys, johtaminen, roolit ja osaprosessien sidokset toisiinsa. |
|
tukiprosessi
|
Avustavat ydinprosesseja ja luovat edellytykset niiden toiminnalle. Tukiprosesseilla on yleensä vain sisäisiä asiakkaita. Tukiprosesseja ovat muun muassa hallinnolliset toiminnot, kuten henkilöstöhallinto sekä osaamisen ja toimintojen kehittämine |
Tietohallinnon prosessit, HR-prosessit, hankintaprosessit, Kirjastoon tulee uusi työntekijä, joka tarvitsee järjestelmiin tunnukset. Tunnukset tilataan tietohallinnosta. Tunnusten tilaaminen on kirjastotoiminnan tukiprosessi. |
| tuotos | Prosessin, toiminnon tai tehtävän lopputulos. |
Prosessiesimerkkinä venepaikkojen varaus, lopputuloksena asiakas saa venepaikan itselleen ja siihen liittyvät tiedot laskuineen ajallaan. Tulostimen suorittama tulostustehtävä on myös tuotos. |
| turvallisuusluokka | Turvallisuusluokkaa koskeva merkintä vaaditaan, kun asiakirja tai sen sisältämä tieto on salassa pidettävä lain perusteella, ja oikeudeton paljastuminen voi vaarantaa maanpuolustuksen, poikkeusoloihin varautumisen, kansainväliset suhteet, rikosten torjunnan, yleisen turvallisuuden tai valtion- ja kansantalouden toimivuuden, tai uhata Suomen turvallisuutta. | Asiakirjaan merkitään turvallisuusluokka. Turvallisuusluokiteltu asiakirja, johon valtion viranomaisen toimesta on tehty turvallisuusluokkaa koskeva merkintä sen osoittamiseksi, minkälaisia tietoturvallisuustoimenpiteitä asiakirjaa käsiteltäessä noudatetaan. |
| uimarata | Visuaalisessa prosessin kuvauksessa käytettävä tapa erotella eri henkilöiden (roolien) tehtävät. Kukin rooli kuvataan omana uimaratanaan eli kaistana. Uimaradalle sijoitetaan tehtävät jotka kuuluvat tämän roolin vastuulle. | Esimerkiksi tilausprosessissa ostolaskun käsittelijän, tarkastajan ja hyväksyjän tehtävät ovat omilla uimaradoillaan, jolloin nähdään muun muassa missä prosessin vaiheessa ja kenen toimesta lasku tulee tarkastaa ja miten laskua sen jälkeen käsitellään. |
| viranhaltija |
Kunnan palveluksessa on kunnallisia viranhaltijoita ja työntekijöitä. Kunnallinen viranhaltijalla tarkoitetaan henkilöä, joka on virkasuhteessa kuntaan. Virkasuhde merkitsee julkisoikeudellista palvelussuhdetta. Työnantajan roolissa on kunta ja viranhaltija puolestaan on työn suorittajana. Sellaisia henkilöitä, joilla on palvelussuhde valtioon, kutsutaan virkamiehiksi. Perustuslaissa on sanottu, että tehtävien sisältäessä merkittävää julkisen vallan käyttämistä, on niitä hoidettava virkasuhteessa. Kunnassa voi olla töissä viranhaltijoiden lisäksi paljon henkilöitä joiden työhön ei kuulu julkisen vallan käyttöä. Tällaiset henkilöt työskentelevät virkasuhteen sijaan tavanomaisessa työsuhteessa. Julkista valtaa sisältävän tehtävän hoitamista varten pitää perustaa virka. Lähde: Kuka on kunnallinen viranhaltija? - Minilex (https://www.minilex.fi/a/kuka-on-kunnallinen-viranhaltija) |
Esimerkiksi kunnanjohtaja. Kunnanjohtaja voidaan valita joko toistaiseksi tai määräajaksi ja hän on virkasuhteessa kuntaan. Opettajat voivat olla vakituisessa tai määräaikaisessa virkasuhteessa kuntaan. |
| viranomainen | Viranomaisilla on usein erityisoikeuksia ja -velvollisuuksia yhteiskunnassa, ja he vastaavat lainsäädännön täytäntöönpanosta, valvonnasta tai muista julkisen hallinnon tehtävistä. Viranomaiset voivat toimia eri aloilla, kuten turvallisuudessa, terveydenhuollossa, kunnassa, kouluissa tai ympäristönsuojelussa. | Esimerkiksi poliisi, kaupunki, kunta, käräjäoikeus puolustusvoimat, veroviranomainen, VR. |
| VPN-yhteys | VPN (Virtual Private Network) on virtuaalinen erillisverkko, joka parantaa internetin käyttäjän yksityisyyttä salatessaan laitteen verkkoyhteyden. Tämä salaus mahdollistaa yksityisen surffailun verkossa ja estää samalla esimerkiksi urkinnan ja hakkerien hyökkäykset. |
Tuntikirjaukset mobiililaitteella yrityksen järjestelmään on mahdollista VPN-yhteyden ollessa päällä, avoimessa verkossa se ei onnistu. Organisaation tiedonhallintamallijärjestelmään voi kirjautua ja tarkastella VPN-yhteyden ollessa päällä. Avoimessa verkossa tämä ei onnistu. |
| ydinprosessi | Keskeisiä organisaation toiminnalle, ja ne liittyvät suoraan ulkoisten asiakkaiden palveluun. | Kunkin organisaatiotason tärkeimmät prosessit. Esimerkiksi tulevaisuuslautakunnan yksi tärkeimmistä prosesseista on kulttuuripalveluiden tuottaminen (ydinprosessi). Kulttuuripalveluiden yksi tärkeimmistä prosesseista on kirjastopalveluiden tuottaminen (ydinprosessi). Kirjaston yksi tärkeimmistä prosesseista on lainauspalveluiden tuottaminen (ydinprosessi). |
| yhteinen tietovaranto | Yhteinen tietovaranto on tietokokoelma, joka on jaettu käytettäväksi tai jaettuna useiden organisaatioiden tai sidosryhmien kesken. Se mahdollistaa tietojen tehokkaan jakamisen ja yhteiskäytön eri tahojen välillä. | Monet kaupungit, maat ja organisaatiot tarjoavat avoimia tietovarantoja, jotka sisältävät erilaisia tietoja, kuten väestötietoja, liikennetietoja, taloudellisia tietoja ja muita avoimesti ja vapaasti saatavilla olevia tietoja. |