Muutosten hallinta ja muutosvaikutusten arviointi yleisesti
Organisaation tiedonhallinnan ympäristö kuvataan tiedonhallintamalliin. Malliin kuvataan mm. toimintaprosessit ja prosesseihin liittyvät sovellukset, tietovarannot, tietoaineistot, henkilötietojen käsittelyt sekä tietojärjestelmien väliset rajapinnat.
Tiedonhallinnan ympäristö muuttuu koko ajan ja ajantasainen malli vaatii jatkuvaa ylläpitoa. Palveluiden järjestämisvastuut muuttuu, palveluita ulkoistetaan, organisaatio muuttuu, hankitaan uusia järjestelmiä ja tehdään uusia integraatioita esimerkiksi tietovarantojen välillä.
Muutosten ja muutosvaikutusten arviointia varten täytyy olla määriteltynä prosessi, toimintatapa ohjeistettava ja käyttöönotettava koko organisaatiossa
Suositus tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista (hyväksytty 31.1.2024)
Organisaation toimintaa ja toimintaympäristöä on aktiivisesti seurattava, tarkasteltava ja tarpeen mukaan luotava kehittämispolkuja ja toteutettava uudistuksia. Toiminnan uudistukset vaikuttavat usein viranomaisten tiedonhallintaan ja uudistusten toteuttamiseksi on uudistettava myös tiedonhallintaa. Tiedonhallintalain vaatimuksella tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista vahvistetaan muutostilanteiden taloudellisten ja toiminnallisten riskien ennakointia, muutosten ohjauksen tehokkuutta sekä toisaalta pyritään edistämään yhteentoimivuuden ja tietoturvallisuuden toteutumista sekä investointien kannattavuutta. Tiedonhallintaa koskevien muutoksien ohjaus kuuluu tiedonhallintayksikön asianmukaiseen johtamiseen.
Tämä on tiedonhallintalautakunnan antama suositus tiedonhallintalaissa säädetystä tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnin toteuttamisesta. Suosituksen tavoitteena on tukea lain soveltajia arvioinnin laatimisessa.
Voit lukea lisää Valtiovarainministeriön julkaisemasta suosituksesta ja ladata muutosvaikutusten arviointiin liittyviä työkaluja: Suositus tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista
Muutosvaikutustenarvioinnin (MVA) pilotti
Lähtötilanne
Laadimme hankeorganisaatioille Forms-kyselyn, jossa kartoitettiin tehdäänkö niissä muutosvaikutusten arviointeja ja dokumentoidaanko se ja miten. Kyselyn myötä ilmeni, että esimerkiksi hankinta- tai organisaatiomuutosprojekteissa muutoksia arvioidaan hankinnan tai tekemisen näkökulmasta. Tiedonhallintaympäristön, tietoturvallisuuden ja tietohallinnon näkökulma muutokseen saadaan usein vasta käyttöönottovaiheessa jolloin se on auttamattomasti myöhässä.
Kuinka pilotti tehtiin
Pilotiksi valikoitu Raahen kaupungin hankkiman Nepton työvuorosuunnittelu ja työajan seuranta -sovelluksen käyttöönotto, sovellus oli päätetty jo hankkia aiemmin kahden tulosalueen käyttöön. Pilotiin kasattiin tiimi, jossa oli tietosuojavastaava, tiedonhallintamallin asiantuntija, tietohallinnon asiantuntijoita, hankekoordinaattorit. Pilotissa laadittiin tulosyksiköiden kanssa nykytilaprosessit kaikista työajan suunnittelu- ja seurantaprosesseista, jotka tulevat siirtymään Neptonin käyttöön. Prosessikuvaukset laadittiin myös myöhemmin mahdollisesti Titaniasta Neptoniin siirtyvät tulosyksiköt.
Itse muutosvaikutusten arviointia varten laadittiin tiedonhallintalautakunnan vanhan suosituksen mukainen muutosvaikutusten arviointilomake tiedonhallintamalliin ja pilotti-tiimi laati arvioinnin ilman Neptonin tulevia käyttäjiä. Tiimissä oli edustus kahdesta organisaatiosta, toisessa tiedonhallintamalli oli rakennettu Confluenceen ja toinen Share Pointtiin. Itse pilotti tehtiin Confluencessa ja samaan aikaan pilottitiimin jäsen laati omana työnään lomakkeella sähköisen arkistointijärjestelmän käyttöönotosta muutosvaikutusten arvioinnin. Pilotin aikana koulutuskuntayhtymä Jedu loi mobiilisovelluksen, jossa oli muutoksen alkuarviointi -lomake ja sen lisäksi muutosvaikutusten arviointilomake tiedonhallintamallin suosituksessa olevin kysymyksin.
Pilotin kokemukset
Pilotin jälkeen todettiin, että muutosvaikutustenarviointi -lomakkeen kysymykset olivat osittain vaikeasti ymmärrettäviä, tähän oli syynä varmaan että samaa lomaketta käytetään sekä pieniin että suuriin muutoksiin erilaisissa julkisissa organisaatioissa. Neptonin kohdalla muutosvaikutusten arvioinnin tarve kyseenalaistettiin, koska se oli kaupallisen sovelluksen käyttöönotto, jossa paperilla tai excelillä tehty työvuorojen suunnittelu digitalisoitiin. Samanaikaisesti tehdyn sähköisen arkistointi-sovelluksen muutosvaikutusten arvioinnissa muutosvaikutusten arvioinnin tekeminen nosti esille useita kysymyksiä, joihin ei olisi oltu osattu kiinnittää huomiota ilman arviointilomakkeen kysymyksiä. Pilotissa käytettiin paljon aikaa lomakkeen ulkoasuun, käytettävyyteen ja kysymysten ymmärtämiseen. Pilotin jälkeen muutoslomake jaettiin kahteen osaan, muutosvaikutusten arviointi jaettiin lomakkeella kahteen osaan, muutoksen alkuarviointiin ja muutosvaikutusten arviointiin. Muutoslomakkeella nähdään muutoksen perustiedot, milloin ja kenen toimesta alkuarviointi on tehty ja päätös tehdäänkö muutosvaikutusten arviointi. Mikäli muutosvaikutustenarviointi päätetään tehdä, milloin se on laadittu, ketä siihen on osallistunut. Todettiin, että muutosvaikutusten arviointi voidaan tehdä tiedonhallintamalliin luodulla lomakkeella tai siihen voidaan käyttää tiedonhallintalautakunnan muutosvaikutusten arviointilomaketta joko integroituna tiedonhallintamalliin tai se voi olla erillinen Excel-dokumentti joka linkitetään muutoslomakkeelle. Itse muutoslomake voi olla vaikka asianhallintajärjestelmässä, varsinkin jos siihen liittyy tietoturvan- tai tietosuojan pääsynhallinnan piirissä olevaa tietoa.
Jedun laatima muutoksen alkuarviointi- ja muutosvaikutusten arviointilomake otettiin heillä käyttöön ja esiteltiin myös hankkeen organisaatioille. Työkalu todettiin olevan erinomainen ja toimiva malli dokumentoida muutokset ja siihen liittyvät arvioinnit. Molemmissa tavoissa tiedonhallintalain vaatimus tiedonhallintaympäristön muutosten hallinnasta toteutui.
Jatkokehittäminen
Pilotin aikana Tiedonhallintalautakunnan uusi suositus muutosvaikutusten arvioinnista oli lausuntokierroksella ja se hyväksyttiin pilotin jälkeen. Confluence-järjestelmään päivitettiin muutosvaikutusten arviointilomake uuden suosituksen mukaisesti,
muutosvaikutusten arvioinnista ja siihen liittyvästä työkalusta pidettiin koulutus joka tallennettiin. Koulutuksessa nostettiin esille että muutosvaikutusten arviointi alkaa hankkeen suunnitteluvaiheessa ja päättyy käyttöönottoon, kun muutokset on dokumentoitu tiedonhallintamalliin.
Koulutusmateriaali on hankeorganisaatioiden käytössä, organisaatiot määrittelevät itse toimintatavan ottaa muutosvaikutusten arviointi käyttöön tiedonhallinnan toimintaympäristön hallinnassa ja kuvaamisessa. Organisaatioissa olisi hyvä kuvata muutosprosessit kuten integraatiohanke, merkittävän tuotteen / palvellun alasajo, uusi merkittävä tehtävä tai palvelutuotantovastuu (esimerkkinä TE24 palveluvastuun siirto kunnille), tehtävän/palvelun siirtäminen, tehtävien/palvelutuotannon ulkoistus, tietojärjestelmän käyttöönotto, tärkeä uusi tietoturvastandardi, muu merkittävä muutos, tietovarannon muodostaminen, uusi lainsäädäntö.
Katso koulutusvideo aiheesta: