Tiedonhallintamallin tekeminen on tärkeä vaihe organisaation tietohallinnan kehittämisessä. Tässä vinkkejä, joista voit aloittaa:
1. Perehdy tiedonhallintamalliin
- Perehdy tiedonhallintamallin vaatimuksiin, tiedonhallintalakiin ja toteutusmahdollisuuksiin.
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
- Suositus tiedonahllintamallista
2. Perehdy erilaisiin tiedonhallintamallin työkaluihin
- Tiedonhallintamallin voi rakentaa monella eri tavalla.
- Tiedonhallintamallia ei ole pakko luoda kaupalliseen sovellukseen.
- Kaupallisen järjestelmän hankinnalla saadaan kuitenkin ylläpitoa ja hyödynnettävyyttä paremmalle tasolle.
- Lue lisää erilaisista järjestelmävaihtoehdoista hankesivuilta.
3. Määrittele hyödyt ja tavoitteet ja laadi pelikirja
- Selvitä tarpeet ja tavoitteet: Määrittele, miksi tiedonhallintamalli tarvitaan ja mitä sillä halutaan saavuttaa, kuten tehokkuuden parantaminen, riskien vähentäminen tai säädösten noudattaminen.
4. Arvioi nykytila
- Kartoitus: Arvioi nykyiset tiedonhallintakäytännöt, prosessit ja järjestelmät. Tunnista voimavarasi ja haasteesi.
5. Kehitä tietoturvakäytännöt
- Tietosuoja ja turvallisuus: Määrittele käytännöt tietoturvan ja tietosuojan varmistamiseksi. Sisällytä tiedon salassapito, varmuuskopiot ja pääsynhallinta.
6. Valitse teknologiat ja työkalut
- Teknologiat: Valitse tiedonhallintaan tarvittavat ohjelmistot ja työkalut. Varmista, että ne integroituvat hyvin organisaation nykyisiin järjestelmiin.
7. Laadi koulutussuunnitelma
- Koulutus: Suunnittele, miten organisaation jäsenet koulutetaan tiedonhallintamallin käytössä. Koulutus varmistaa mallin tehokkaan käyttöönoton.
8. Käyttöönotto
- Käyttöönotto: Ota tiedonhallintamalli käyttöön vaiheittain ja seuraa sen käyttöönottoa. Kerää palautetta ja tee tarvittavat säädöt.
9. Seuraa, arvioi ja paranna säännöllisesti
- Jatkuva kehitys: Arvioi mallin toimivuutta säännöllisesti ja tee parannuksia palautteen ja muuttuviin tarpeisiin perustuen. Jatkuva kehittäminen varmistaa mallin ajankohtaisuuden ja tehokkuuden.
Aloittamalla näistä askelista voit luoda perusteellisen ja toimivan tiedonhallintamallin, joka tukee organisaatiosi tavoitteita ja tarpeita.
